Créer un rapport avec Access

Les rapports vous permettent d'organiser et de traiter le contenu des tables et des requêtes en général afin de faire une impression des résultats.

Dans cet article je vais essayer de vous guider, étape par étape dans la procédure nécessaire pour créer un rapport en utilisant MS Access 2007, les étapes, cependant, peuvent être considérés comme valides pour les versions antérieures du paquet datababse Office.

Après l'ouverture de la base de données, puis sélectionnez l'onglet Créer dans le groupe Rapports, cliquez sur Assistant Rapport:

Dans la fenêtre qui apparaît, nous devons choisir parmi un menu déroulant, la source de données, qui peut être soit une table de requête.
Dans mon cas, j'ai décidé de créer un rapport pour ma table "employés". Si nous étions entrés dans une requête (que vous devez créer les éléments suivants procedeura nécessaire), le résultat aurait été le même.

Maintenant que sont apparues dans les domaines qui composent la table, vous devez choisir qui nous voulons inclure dans notre rapport.
Pour ce faire, il suffit de cliquer sur les flèches> et <, qui vous permettent d'ajouter ou de supprimer un champ à un moment, vous pouvez cliquer sur les flèches dans aletrnativa>> et <<d'ajouter ou de supprimer tous les champs.

L'ordre de tabulation des champs dans la colonne de droite détermine l'ordre dans lequel apparaissent par défaut dans le rapport.

En cliquant sur «Terminer» l'assistant va produire le rapport. Cependant, vous pouvez affiner davantage le processus par réglage des préférences. Dans ce cas, cliquez sur "Suivant". Les prochaines étapes de l'assistant va nous permettre de:

• Sélectionnez le niveau de regroupement
  Cette option vous permet de mettre en place des groupes d'enregistrements (par exemple, vous pouvez regrouper sur la base de l'hypothétique diepndenti le «statut d'emploi»), l'amélioration de l'ordre d'affichage, ce choix est particulièrement efficace dans la présence de grandes quantités de données.
• Choisissez un champ d'ordre de tri
  Le rapport peut être commandé sur la base du choix de «croissance» ou «descendante» pour un maximum de quatre champs. Dans le cas où l'un des champs sélectionnés est un champ de type numérique, apparaissent sur ​​le bouton Options Résumé. En cliquant une autre fenêtre apparaîtra à partir duquel vous pouvez définir des opérations mathématiques (Somme, Moyenne, Min et Max) sur le champ sélectionné.
• Régler la configuration souhaitée (verticale, tabulaires ou justifié)
• Choisissez le style graphique pour l'impression

• enregistrer le rapport créé.

À ce stade, nous pouvons visualiser le rapport.

Si le résultat n'était pas satisfaisant, vous pouvez modifier le rapport créé en définissant le mode d'affichage.

De cette façon, notre rapport est présenté comme une page à laquelle vous pouvez insérer des titres, des champs de texte, changer le look and feel en choisissant parmi une variété de modèles de MS Office, ou en définissant les nouveaux paramètres.

En plus de changements possibles déjà décrit, il est important de noter que dans l'arborescence, vous pouvez modifier les champs existants dans le rapport, comme l'ajout de nouveaux à partir de la table source.

Il suffit de cliquer sur l'onglet Design et, dans le groupe Outils, cliquez sur Ajouter des champs existants.
Ressemble à ceci (à droite) une liste de champs disponibles pour consultation dans le tableau.
En cliquant sur chacun des champs et faites glisser sur la page du rapport, nous avons ajouté de nouveaux champs, trier et modifier librement, dans le contenu et la forme.

Après avoir effectué les modifications nécessaires au rapport, vous pouvez prévisualiser et, éventuellement, pour imprimer le rapport.